Draaiboek inleveren 2022
 |
Alle huurboeken, geleverd tijdens het afgelopen schooljaar, worden terug ingenomen. We gebruiken hiervoor diverse methodes:
Samen bespraken we de beste methode om alle huurboeken van de leerlingen van jouw school in te leveren. Doel is om zo snel mogelijk, zo veel mogelijk huurboeken opnieuw te kunnen inslaan. Op deze manier kunnen wij ook een vlotte uitlevering voor het nieuwe schooljaar mogelijk maken. |
Het volledige draaiboek ‘Inleveren 2022’ kan je hier downloaden:
Filmpje: https://www.youtube.com/watch?v=626sMkkTL3s
https://www.powtoon.com/w/cedC8wDG56a/1/mhttps://www.powtoon.com/w/cedC8wDG56a/1/m
Informatie voor de leerlingen:
Op de website wordt een pagina voorzien waar alle praktische informatie terug te vinden is: www.studieshop.be/inleveren
ALGEMENE WERKWIJZE:
1. materiaal voorzien door de school
2. materiaal voorzien door Studieshop.be
3. flow inleveren op school met behulp van team Studieshop.be
Werkwijzes inleveren op school zonder medewerkers van Studieshop.be, inleveren per post en inleveren op kantoor te Lokeren zijn volledig uitgeschreven in het draaiboek.
1. Materiaal voorzien door de school
Stabiel Wifi of bekabeld internet
Voor een optimale werking van de applicatie en het direct versturen van de bevestigingsmails.
In geval van Wifi, dient er een code te worden voorzien voor elke laptop.
Ruimte en materiaal
Voor een Corona-proof opstelling en verloop van de inlevering is een voldoende ruim lokaal, liefst met een afzonderlijke in- en uitgang wenselijk. Verder mogen er geen drempels of trappen zijn, zodat de rolcontainers vlot in en uit de ruimte kunnen worden gehaald.
Tafels en aanduiding van de looprichting, afbakening tussen wachtrijen,…
Stopcontacten (eventueel verlengkabel) voor de voeding van de laptop(s).
Laptops
De school voorziet een laptop per scanner/tafel.
2. Materiaal voorzien door Studieshop.be
Hardware
Wij zorgen voor het leveren en ophalen van scanners en rolcontainers.
Lijst klantnummers
Voor het geval dat leerlingen geen inleverformulier met scanbare barcode bij zich hebben.
Posters/Banners met instructies
We voorzien posters met duidelijke stap voor stap instructies over het inscannen en deponeren van de boeken in de rolcontainers.
3. Flow lokaal inleveren met scanners
- Leerlingen ontvangen per e-mail hun inleverformulier.
Op dit inleverformulier staan de in te leveren boeken vermeld. Dit inleverdocument bevat ook een unieke scancode, gekoppeld aan de persoons- en inlevergegevens.
In deze e-mail wordt alle mogelijke informatie rond inleveren, taak- herexamens en de verkoop van 2de hands boeken (taxatie) vermeld. - Leerlingen komen op school hun huurboeken inleveren met hun inleverformulier. Elke leerling zal zelf zijn boeken en formulier inscannen. Vervolgens legt de leerling zijn boeken in de daarvoor voorziene rolcontainer. De werkwijze wordt verduidelijkt op posters en/of banners.
- Na deze inlevering verzenden wij onmiddellijk een e-mail met inleverinformatie. Indien er in het lokaal geen internetverbinding gemaakt kon worden op de laptop, wordt deze e-mail verstuurd/ontvangen op het moment dat er wel internetconnectie is.
Als alle boeken perfect werden ingeleverd, dan wordt deze boodschap in de e-mail bevestigd.
Indien er een boek ontbrak, dan wordt dat concreet gecommuniceerd per e-mail. In de mail staan ook de mogelijke acties om missende boeken alsnog in te leveren, vermeld.
Op de website wordt een pagina voorzien waar alle praktische informatie terug te vinden is: www.studieshop.be/inleveren
FAQ
Krijgen wij begeleiding van Studieshop.be medewerkers?
Zeker! Net zoals andere jaren komt er ook dit jaar weer een of meerdere Studieshop.be medewerker(s) naar jouw school. Daarnaast vragen wij ook de aanwezigheid en medewerking van minstens 1 schoolmedewerker. Wij leiden deze persoon op (inleverorganisatie en scansysteem), zodat het materiaal meerdere dagen op jullie school kan blijven. Dat geeft als voordeel dat jullie het inleveren veilig kunnen spreiden over meerdere dagen, indien gewenst.
Komen jullie meerdere dagen op school?
Net zoals andere jaren, wordt er ook dit jaar gerekend op 1 dag. Maar omdat wij een schoolmedewerker gaan opleiden over de inleverorganisatie en het scansysteem, kan het materiaal toch meerdere dagen beschikbaar blijven. Zo kunnen jullie het inleveren spreiden over meerdere dagen, indien gewenst.
Kan een leerling achteraf nog een ‘vergeten’ boek inleveren op school?
Het inleverformulier is een ESSENTIEEL document voor de leerling. Dat wordt normaal verstuurd, begin juni naar alle leerlingen. Hierop staat immers de persoonlijke inlevercode, gelinkt aan de persoonsgegevens en gelinkt aan de boeken die moeten ingeleverd worden. Zolang de leerling deze code heeft, dan kan hij/zij hiermee ook meerdere keren een “vergeten” boek nog later inleveren. De inlevercode, vermeld op het formulier, kan gescand worden op een uitprint of op de gsm.
Wanneer komen de rolcontainers?
Samen met jullie school spreken wij af wanneer en hoeveel rolcontainers zullen geleverd worden. Reken op een tweetal dagen voor jullie (eerste) inleverdag.
Wanneer verdwijnen de rolcontainers?
Na jullie laatste inleverdag komt er een team de rolcontainers verzendklaar maken. Dit is een werkwijze, vergelijkbaar met vorig jaar. Op een afgesproken dag worden deze dan opgehaald door een transportfirma.
Mogen de computers die wij voorzien, ook Chromebooks zijn?
Wij vragen aan de school om computers met en stabiele internetverbinding te voorzien. Het aantal toestellen bespreken we samen. Deze computers mogen desktops, laptops of Chromebooks zijn. Belangrijk: het toestel moet een usb aansluiting hebben. Geen tablets.
Mogen we meer computers voorzien dan besproken?
Wij voorzien net zoveel scanners als afgesproken. Voor elke scanner moet een laptop voorzien zijn. Meer computers voorzien is dus niet zinvol.
Wat als een leerling het inleverformulier niet bij heeft?
Het inleverformulier werd doorgemaild. Een leerling kan de scancode dus ook via de mail (gsm) scannen. Een scancode van een andere leerling gebruiken is absoluut te vermijden! Wij kunnen de inleverformulieren ook in een globaal pdf-bestand voorzien aan de school, indien gewenst. Verder voorzien wij ook een lijst die kan worden uitgehangen met daarop het klantnummer van elke leerling. Met dit klantnummer kunnen zij ook inleveren.
Wat met leerlingen en taken/herexamens?
Leerlingen die een taak of herexamen hebben, dienen het formulier op de site in te vullen en door te mailen naar klantendienst@studieshop.be. Deze aanvraag moet voor 15 juli ingediend zijn. Zij krijgen uitstel tot uiterlijk 30 oktober om hun huurboeken in te leveren.
Wat als een leerling het jaar zal dubbelen?
Huurboeken worden gehuurd voor 1 schooljaar. Dus zelfs als een leerling het jaar zal dubbelen, moet het huurboek ingeleverd worden.
Welke hulplijnen hebben wij bij (technische) problemen op dagen zonder Studieshop.be medewerker op school?
Jullie relatiebeheerders zijn het rechtstreekse contactpunt bij vragen of problemen. Indien zij het probleem niet kunnen oplossen, sturen wij een Studieshop.be medewerker ter plaatse. Gedurende de hele inleverperiode hebben wij immers mensen op de baan, om snel ter plaatse te kunnen zijn bij problemen.
Wat gebeurt er met leerlingen die hun huurboeken niet komen inleveren?
Elke leerling krijgt vrijwel direct na het inleveren, een bewijsmail van hun ingeleverde boeken. Leerlingen die niet (of onvoldoende boeken) hebben ingeleverd, krijgen begin juli hiervan een melding. Zij kunnen hun boeken nog betalend opsturen naar ons kantoor of gratis komen afgeven (Waaslandlaan 8A3 bus 1, 9160 Lokeren).
Wat indien een leerling boeken wil verkopen?
Deze boeken mogen met de verkoopbon worden samengebonden. Wij voorzien een doos waarin zij dergelijke pakketten kunnen achterlaten. De boeken zullen achteraf gecontroleerd worden op staat en de leerling ontvangt het bedrag waarop hij recht heeft in de loop van de zomervakantie.